Remote Work

Effektives und gesundes Arbeiten im Home-Office – Praxis-Tipps

Die Corona-Pandemie zwingt die Gesellschaft zu enormen Alltagsumstellungen. Besonders betroffen davon ist die Arbeitswelt. Die Gastronomie, Kulturstätten und der Einzelhandel müssen größtenteils den Betrieb einstellen. Unternehmen, die Desk-Work betreiben, sind zumeist nicht von diesen Schließungen betroffen, müssen sich aber an die Einschränkungen der Mitarbeiter anpassen: durch den Ausfall von Schulen, Kindergärten und Kitas sind berufstätige Eltern für die Kinderbetreuung unter der Woche verantwortlich, Risikopatienten wird empfohlen, nach Möglichkeit ihre Arbeit von zuhause aus zu verrichten und manche Unternehmen stellen den Inhouse-Betrieb komplett ein. Um trotz dieser neuen Umstände weiterhin zu arbeiten, setzen nun viele Arbeitgeber auf den Einsatz von Homeoffice-Teams. Allerdings bringt die Umstellung auf reine Heimarbeit einige Stolpersteine, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer mit sich, aber auch neue Chancen für Arbeitsabläufe und Kreativität.

Im Gespräch erklärt Gerhard Grabmann von tracon Training & Consulting, wie sich Remote Work auf die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Arbeitsweise auswirken kann. Zudem gibt er praktische Tipps, wie Angestellte die Zeit im Home-Office effektiv nutzen und mental gesund bleiben.

Herr Grabmann, wie sollten Mitarbeiter ihr Home-Office-Setup gestalten?

Wichtig ist, dass sich unser Arbeitsalltag in Remote Work möglichst nur durch die räumliche Trennung vom eigentlichen Arbeitsalltag unterscheidet. Der erste Schritt ist demnach die Adaption der normalen Arbeitszeiten. Auch wenn es verlockend erscheint, im Homeoffice lange auszuschlafen und dafür in den Abend zu arbeiten – dieselben Arbeitszeiten sorgen dafür, dass unser Schlafrhythmus nicht aus dem Gleichgewicht gerät und die High-Performance-Zeiten (meist zwischen 9 und 11 Uhr und zwischen 14 und 16 Uhr) stabil bleiben.

Des Weiteren empfehle ich, einen Arbeitsplatz einzurichten. Dieser sollte möglichst an einem Schreibtisch oder zumindest in Sitzposition sein. Im Bett oder auf der Couch sollte nicht gearbeitet werden. Dies führt zum einen dazu, dass wir während der Arbeit schneller müde werden, zum anderen verbinden wir diese Orte meist mit Entspannung, was zu einer einfacheren Ablenkung von der Arbeit führen könnte.

Sich normale Arbeitskleidung anzuziehen, ist der dritte Tipp. Das klingt im ersten Moment seltsam, führt aber dazu, dass wir durch das Umziehen am Morgen und am Abend besser die Freizeit von der Arbeitszeit trennen können und Familienmitglieder oder Mitbewohner sehen können, wann wir im Arbeitsmodus sind.

Wie trennen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit von der Freizeit?

Ich empfehle, jede Home-Office-Woche bereits am Wochenanfang vorzuplanen. Dies ist zwar bei den aktuell ständig neuen Umständen während der Corona-Pandemie gar nicht so einfach, ermöglicht aber, flexibler auf neue Situationen reagieren zu können. Wichtig ist allerdings, dass während des Home-Offices der Arbeit nicht mehr Zeit pro Tag zugewiesen wird als gewöhnlich. Dies würde dazu führen, dass z. Bsp. der Haushalt darunter leidet und wir nicht mehr flexibel auf Situationen eingehen können.

Fokuszeiten und Meetings sollten visuell für Mitbewohner oder Familie sichtbar gemacht werden, um Störungen zu vermeiden. Das geht entweder durch eine geschlossene Arbeitszimmertür, Haftnotizen an Tür oder Notebook oder durch das Tragen von Kopfhörern. Wichtig ist, dass Mitbewohner oder Familienmitglieder über diese Signale aufgeklärt sind und wissen, wann unsere Arbeitszeiten sind.

Der Haushalt sollte nicht während der Arbeitszeit erledigt werden, nicht einmal während der Pausen. Ob es nur mal eben den Müll rausbringen oder das Geschirr vom Frühstück abspülen ist, Hausarbeit erledigen, kann schnell sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb ist es ratsam, wie auch im normalen Arbeitsalltag, sich vor oder nach der Arbeit um den Haushalt zu kümmern.

Worauf müssen Mitarbeiter und Vorgesetzte bei der Kommunikation aus dem Home-Office achten?

Der regelmäßige Austausch ist von zentraler Bedeutung. Ohne einen direkten Kontakt können wichtige Informationen verloren gehen oder sie erreichen nicht die nötigen Personen. Deshalb ist es im Home-Office wichtig, sich regelmäßig mit den Kolleginnen und Kollegen über den Stand der Arbeit auszutauschen. Kommunikationswege wie Skype, Teams, Mails oder im besten Fall Videoanrufe halten die Kommunikationsflüsse aufrecht.

Ein zweiter wichtiger Aspekt ist Overcommunication. Überkommunikation hört sich im ersten Augenblick nach „Zu viel“ an, ist aber in einer Lage, in der die direkte Kommunikation enorm erschwert ist, ein hilfreiches Tool. Ziel der Überkommunikation ist es, mittels sehr häufigem und ausführlichem Informationsaustausch sämtliche wichtige Infos zu verteilen. Elementar dabei ist, dass diese Overcommunication als zweispurige Straße gesehen werden muss, sprich jeder sollte mit jedem die Kommunikation intensivieren.

Wie können sich Mitarbeiter im Home-Office körperlich und mental fit halten?

Pausen sind essenziell. Diese sollten dem Arbeitsalltag im Büro möglichst ähnlich sein, sprich zur gleichen Zeit und im gleichen Umfang genommen werden. Neben der Mittagspause sollte im Homeoffice auch besonders auf Mikro- und Kurzpausen geachtet werden. Nach 60 Minuten konzentrierter Arbeit eine Kurzpause von etwa fünf Minuten einlegen, in der wir uns bewegen und im Idealfall etwas frische Luft schnappen können. Neben diesen Kurzpausen sind auch Mikropausen, also Pausen von 30-120 Sekunden enorm wichtig. Wenn wir merken, dass unsere Konzentration nachlässt, sollten wir eine Mikropause einlegen, z. Bsp. am Arbeitsplatz strecken und für die kurze Zeit möglichst nicht auf den Monitor schauen.

Nach der Arbeit soziale Kontakte pflegen. Durch die Ausgangsbeschränkungen und Home-Office leiden soziale Kontakte enorm, da das Leben hauptsächlich nur noch in den eigenen vier Wänden stattfindet. Um sich nicht zu isolieren, ist es essenziell, dass wir unsere Kontakte über WhatsApp, (Video-)Anrufe oder über andere Plattformen weiter aufrechterhalten.

Zu viel Selbstdruck macht auch krank. Wer im Homeoffice keine 100 Prozent Leistung erbringen kann, aufgrund des Betreuungsnotstandes, des neuen und ungewohnten Arbeitsalltags oder anderen Gründen, der sollte sich deshalb keinen übermäßigen Druck oder ein schlechtes Gewissen machen. Wer unter enormem, selbst aufgebürdetem Leistungsdruck arbeitet, dessen Leistung lässt noch weiter nach.

Zu guter Letzt: Welche Tipps haben Sie für Teamleiter?

Teamleiter sollten zusammen mit ihren Mitarbeitern klare Ziele festlegen. Sie sollten ihre Mitarbeiter fragen, zu welchen Zeiten diese bevorzugt arbeiten und dabei auch berücksichtigen, wenn jemand Kinder zu betreuen hat. Regelmäßige Meetings helfen, den Tag gut strukturieren zu können.

Ebenso sollten Teamleiter weiterhin auf das Wohl ihrer Mitarbeiter achten und ihnen erklären, wie wichtig es ist, auch im Homeoffice Pausen zu machen, um Konzentration und Motivation aufrechtzuerhalten. Auch der Spaß an der Arbeit darf nicht zu kurz kommen. Teamleiter können vermehrt Emojis nutzen, um auch in der schriftlichen Kommunikation Missverständnisse zu vermeiden und ihre Gefühlslage zu transportieren. Zudem ist es wichtig, dass der Teamleiter erreichbar ist. Falls er oder sie selbst ihren Arbeitsplatz verlassen muss, sollte die Abwesenheit und die ungefähre Rückkehr an die Mitarbeiter kommuniziert werden.

Vielen Dank, Herr Grabmann.