Homeoffice, Arbeitsplatz

Out of Office – Wie der Umzug ins Home-Office gelingt

Das Thema Home-Office ist aktuell nicht nur in aller Munde, sondern auch in der täglichen Arbeitswelt vieler Unternehmen und ihrer Mitarbeiter angekommen. Was für viele relativ neu ist, die kurzfristige Anschaffung von Hard- und Software erfordert und natürlich auch die ein oder andere Herausforderung mit sich bringt, ist bei der BayTM schon gut erprobt. Telearbeitsplätze werden von den Mitarbeitern bereits seit Jahren genutzt. Im vergangenen Jahr hat die Landesmarketingorganisation zudem auf Office 365 umgestellt, dass nicht nur das Arbeiten an sich, sondern vor allem auch die Zusammenarbeit der Kolleginnen und Kollegen aus dem Home-Office verbessert hat.

Markus Schwankl, Leiter Digitalstrategie bei der BayTM, erzählt hier, wie eine solche Umstellung gelingen kann, welche Voraussetzungen für Home-Office-Arbeitsplätze gegeben sein sollten und welche Tools sich hier eignen.

Der Umzug ins Home-Office

Ein Fachbeitrag von Markus Schwankl, Leiter Digitalstrategie

Gerade in Zeiten der Corona-Krise sind die Handlungsoptionen von Home-Office und Remote Work aktueller denn je und in vielen Fällen wäre der momentane Arbeitsalltag gar nicht mehr anders abbildbar. Der gesamte Themenkomplex erfährt aktuell einen Riesenschub und teils unverhoffte Praxiserfahrungen. Wer hierbei ein paar Voraussetzungen beachtet und das richtige Equipment bzw. die passende Software zur Verfügung gestellt, kann seinen Mitarbeitern den Umzug ins Home-Office ohne größere Stolpersteine ermöglichen.

Grundvoraussetzung für die Umstellung ist, dass im Unternehmen bereits die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen worden sind. Dazu gehören sowohl arbeitsrechtliche Grundlagen als auch die DSGVO-konforme Ausstattung der Mitarbeiter mit Hard- und Software. Außerdem müssen Arbeitgeber entscheiden, ob Mitarbeiter mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit nur Firmengeräte für ihre Arbeit nutzen dürfen oder auch auf ihre eigenen mobilen Endgeräte zurückgreifen können. Von Vorteil für eine (spontane) Umstellung erweist sich auch, wenn das Zusammenarbeiten im Home-Office oder via Remote Work schon (partiell) praktiziert wurde und die Grundausstattung an entsprechend vorkonfigurierten Laptops und mobilen Endgeräten für die Mitarbeiter nicht vollkommen neu ist. Dann kann man die Erfahrungen und Lösungen entsprechend skalieren und den aktuellen Erfordernissen anpassen. Denn tatsächlich fehlt es vielen Mitarbeitern an geeigneten Endgeräten sowie an schon erprobten Telekommunikations- und Zusammenarbeitslösungen für das Arbeiten zu Hause.

Hilfreiche Tools für das Arbeiten im Home-Office

Grundsätzlich gibt es am Markt eine große Auswahl von kurzfristig einsetzbaren Tools und Softwarelösungen. Natürlich müssen diese im Einzelfall mit der schon bestehenden IT-Infrastruktur homogenisiert oder additiv eingesetzt werden, was je nach Status Quo einen Anpassungsaufwand erfordert. Adäquate Lösungen sind web- bzw. cloudbasiert und können dadurch direkt zur Anwendung kommen.

Hier eine kleine Auswahl:

  • Microsoft Teams (aus der Office 365-Familie), Slack oder die G Suite von Google. Solche umfangreichen state-of-the-art Werkzeuge werden vor allem von jüngeren Mitarbeitern zur Kommunikation und Kollaboration fast schon vorausgesetzt.
  • Für hochwertige Videokonferenzen und Web-Meetings bieten sich Cisco WebEx oder GoToMeeting von LogMeIn an. Ebenso sind Lifesize sowie das im Markt etablierte Zoom, welches sich auch für Webinare & Online-Workshops bestens eignet, erprobte Tools.
  • Speziell für die Projektplanung und das Projektmanagement sind Trello oder Asana gute Lösungen.
  • Eine interessante Scan-Software für das Smartphone ist z.B. die App Office Lens von Microsoft.

Aufgrund der aktuellen Situation gestaltet sich der Markt gerade sehr dynamisch. Viele der genannten Anbieter bieten momentan zeitlich begrenzte, freie Lizenzen oder Rabatte zu ihren Meeting-, Kollaborations- und Remote Work-Tools, besonders auch für kleine und mittlere Unternehmen, an. Ein Blick lohnt sich also und das nicht nur als reine Momentaufnahme, sondern auch in die Zukunft gedacht.

Office 365  – Das Tool der Wahl für die digitale Kommunikation bei der BayTM

Die BayTM hat sich bereits im vergangenen Jahr dazu entschieden, die Möglichkeiten des digitalen Arbeitens weiterauszubauen. Mit Office 365 wurde die schon bestehende Microsoft-Office-Landschaft um einen cloudbasierten Werkzeugkasten mit unzähligen Tools für den sogenannten „Digital Workplace“ erweitert.

Aktuell wohl nicht nur bei der BayTM am meisten genutzt und mit immensen Steigerungsraten verbunden, ist das Kollaborations-Tool Teams. Microsoft Teams wird in vielen Unternehmen schon länger genutzt. In den letzten Tagen hat die Verbreitung aber noch einmal massiv zugenommen, weil Teams gerade für Beschäftigte im Home-Office ein nützliches Werkzeug für die Zusammenarbeit darstellt. Der Microsoft-Pendant des ebenso weit verbreiteten Slack bietet alle Optionen für die moderne, digitale Zusammenarbeit: Kollaboration in definierten Teams jeder Größe, Team-Besprechungen mit Audio- und Videofunktion, Screensharing und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Die Option zur Aufzeichnung von Meetings ist gegeben und findet bei unterschiedlichen Arbeitszeiten seine Anwendung. Und: Teams ist nicht auf das eigene Unternehmen bzw. die eigene Organisation beschränkt: Durch einen konfigurierbaren „Gastzugang“ sind auch Personen und Dienstleister außerhalb der Organisation in die beschriebenen Funktionen zur Kollaboration sehr leicht einzubinden.

Ganz wichtig aktuell auch: die Chatfunktion. Sie bildet gerade den „Nerv“ der Kommunikation. In einem Chat teilen wir unser Wissen und tauschen uns intensiv aus. Die projektbezogene Chat-Kommunikation findet in Teams statt. Gerade im Moment ist jedoch die informelle Kommunikation ebenso wichtig. Hier kommt im Rahmen der Office 365-Familie Yammer zum Einsatz: Kurz gesagt ein vereinfachtes Facebook für Unternehmen mit ganz ähnlichen Funktionen. Hier kann der gesamte Team-Spirit während dieser schwierigen Zeit digital abgebildet werden: informelle Chats und Gruppen sowie entsprechende Kommunikation.

Auch Projekt-Management und Ressourcenplanung kann mit Office 365 schlank und effizient über das Tool Planner unterstützt werden. Außerdem kommt Office 365 mit dem Cloud-Speicher OneDrive daher. Hier können Dateien und Dokumente cloudbasiert für den flexiblen Zugriff von web-basierten Arbeitsumgebungen verwaltet werden.

Für die o.g. Tools wie Teams, Yammer, Planner oder auch die bekannten Office-Anwendungen sind mobile Apps für iOS und Android verfügbar. Also auch per Smartphone bzw. Tablet bietet Office 365 hier vielfältige Optionen für das „mobile Office“.

Zusammengefasst: Die wichtigsten Voraussetzungen – technisch, rechtlich und menschlich

Folgende Voraussetzungen sind die Grundpfeiler für eine gelingende Umstellung und den effektiven Einsatz von Home-Office und Remote Work:

  • Es bestehen die grundlegenden (arbeits-)rechtlichen und vertraglichen Regelungen für die Arbeit der Belegschaft im Home-Office (Arbeitszeiten, Haftungs- und Versicherungsfragen etc.).
  • Die technischen Voraussetzungen für einen DSGVO-konformen Einsatz der verwendeten Hard- und Software sind getroffen: Trennung von privaten und beruflichen Daten mit idealerweise vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten und entsprechend konfigurierten Endgeräten.
  • Sicherer Datentransfer von unternehmensrelevanten Dateien und Informationen: Bei klassischen Remote-Zugriffen ist dieser oft bereits sichergestellt, bei VPN-Verbindung muss dieser zusätzlich gewährleistet werden. Aber auch der Mitarbeiter ist gefordert: Er muss sicherstellen, dass außer ihm niemand Zugang zu den verwendeten Endgeräten erhält.
  • Es existiert eine Kultur der Offenheit und Flexibilität: Unternehmen schaffen ein Umfeld, in dem Mitarbeiter sich durch flexible Arbeitsregelungen nicht benachteiligt oder ausgegrenzt fühlen. Über digitale Tools bzw. Übersichtslisten werden An- und Abwesenheiten bzw. Arbeitszeiten entsprechend transparent kommuniziert.
  • Effizient remote zu arbeiten, erfordert Vertrauen, Verständnis, Autonomie – und ein bisschen Übung, wie Ann-Kathrin Leip ihre Praxiserfahrung in einem Blogbeitrag schildert.  Aber es sind gerade Zeiten wie diese, in denen auch besondere Chancen liegen, um sich als Team zu reorganisieren und agiler zu werden. Wer sich mit positiver Kommunikation und Offenheit auf das Remote-Experiment einlässt, hat bereits vieles gewonnen. Mitarbeiter sind gewillt produktiv zu arbeiten – nicht nur im Büro. Darauf sollten Unternehmen jetzt setzen!

Tipp: virtuelle Kaffeeküchen bieten Raum für virtuelle Begegnungen bei Pausen oder auch spontan.