Office Manager (w/m/d)

Was macht ein*e Office Manager*in bei uns?

• Du bist an unserem Empfangsdesk im Eingangsbereich die erste Anlaufstelle für unsere Gäste und Besucher aus Politik, Wirtschaft und Tourismus und repräsentierst unser Unternehmen
• Du stehst in engem Kontakt mit unseren Teammitgliedern und organisierst den Büroalltag in unserer Hauptverwaltung
• Du unterstützt unser Geschäftsleitungsteam bei administrativen und organisatorischen Aufgaben des operativen Tagesgeschäfts und berichtest direkt an den Referenten Geschäftsleitung
• Du koordinierst und organisierst Meetings, Hotelbuchungen und Reisen für die Geschäftsleitung und übernimmst auch kleinere Projekte
• Du beantwortest die Anfragen in unserem Info-Postfach und betreust unser Info-Telefon
• Du bist gerne Gastgeber*in und bewirtest unsere externen Besucher bei Meetings und Konferenzen
• Du überblickst unsere öffentlichen und Team-Räume und hältst auch die Kollegen zu Ordnung an
• Du verantwortest alle Verbrauchsmaterialen für Büro, Küche und Team und stellst sicher, dass immer alles für alle da ist
• Du kümmerst dich um Warenannahme, Posteingang und -ausgang

Was erwarten wir von dir?

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung in der gehobenen Hotellerie und idealerweise mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Du hast echte Gastgeberqualitäten, bist selbstbewusst und behältst auch bei Stress einen kühlen Kopf
• Deine gute Laune ist ansteckend, du bist engagiert und kannst andere begeistern
• Deine Flexibilität und Kreativität helfen dir in herausfordernden Situationen
• Du bist eine souveräne Persönlichkeit mit sicherem Auftreten
• Bei Word, Excel und PPT macht dir niemand was vor
• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch bringt dich nicht ins Schwitzen
• Eine kommunikative positive Ausstrahlung und gute Umgangsformen runden Dein Profil ab

Deine Arbeitszeit und dein Arbeitsplatz bei uns:

Wir benötigen deine Unterstützung von Montag bis Donnerstag ab 8:30 Uhr bis mindestens 15:00 Uhr (24 Stunden pro Woche). Du kannst auch 28 Stunden pro Woche arbeiten, deine tägliche Arbeitszeit endet dann um 16:00 Uhr. Dein Arbeitsplatz befindet sich in unserem großzügigen Eingangsbereich. Home-Office ist bei dieser Tätigkeit nicht möglich.

Was kannst du von uns erwarten?

• Eine moderne Büroumgebung mit ergonomischen Arbeitsplätzen: rückengerechte Bürostühle und höhenverstellbare Schreibtische, Silent Rooms, flexibel gestaltbare Meetingräume, Team-Küche und eine Sonnenterrasse
• Persönliche Ausstattung mit Firmenlaptop & iPhone
• 30 Tage Urlaub
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit umfassendem On-Boarding, offener Feedback-Kultur und regelmäßigen Mitarbeiter- und Entwicklungsgesprächen
• Ein sympathisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und Freiraum für eigene Ideen
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere externen Coaching- und Weiterbildungs-Agenturen
• Teilnahme am Dienstbike-Leasing und am Travel-Industry-Programm des DRV mit vergünstigten Reisen weltweit
• Zugang zum Corporate Benefits Portal
• Freiheit, Vertrauen und Verantwortung für deinen Aufgabenbereich