Knowledge is power!
Ein Blick hinter die Kulissen
Seit einem Jahr gibt es sie nun schon: unsere BayTM Knowledge Breaks! Aufgrund der positiven Resonanz werden wir nun auch weiterhin mit dem Eventformat fortfahren. Doch wie hat alles begonnen?
Es ist Donnerstagmorgen, 08:59 Uhr. Ich habe meinen Janker übergeworfen, mein Headset aufgezogen und stehe nervös vor dem Laptop. In einer Minute gehen wir live und ich darf unsere Teilnehmenden des heutigen Knowledge Breaks begrüßen und meine Kolleginnen anmoderieren. Jetzt bloß nichts vergessen: auf „Aufnahme“ klicken, vorstellen und die technischen Hinweise geben. Nun kann unsere heutige Session starten …
Gemeinsam mit meiner Kollegin Ann-Kathrin Leip bin ich im Partnermanagement tätig. Wir stehen fast täglich im engen Kontakt mit den Akteurinnen und Akteuren der bayerischen Tourismuswirtschaft. Um schließlich auch den Austausch der Partnerorganisationen untereinander zu fördern und die Zusammenarbeit mit der BayTM zu intensivieren, entwickeln wir stets neue Vernetzungs-Plattformen und B2B-Events. So auch dieses Jahr. Da wir aber bereits zum Zeitpunkt der Ideenfindung wussten, dass Corona uns noch länger erhalten bleiben wird, dachten wir um. Wir haben uns von dem Gedanken gelöst, dass unsere Events nur persönlich stattfinden werden. Eine digitale Alternative musste her! Doch erstmal blieb die Frage: Was wollen wir mit unseren Events erreichen und welchen Mehrwert möchten wir bieten?
Im Februar fingen wir dann an, uns Gedanken über ein digitales Veranstaltungsformat zu machen. Dabei war uns klar: Wir möchten unseren Partnerinnen und Partnern Wissen vermitteln und ihnen anhand von Praxisbeispielen Tipps und Tricks für die eigene Arbeit an die Hand geben. Allerdings wollten wir auch die Akteurinnen und Akteure erreichen, die die BayTM bisher nicht gut kennen und denen die Möglichkeiten der Zusammenarbeit noch unbekannt sind. Die Mischung aus unterschiedlichen Marketing-Themen und Praxisbeispielen aus unserer Arbeit, bildete also die Grundlage für unsere Eventreihe! Nun musste noch ein Name her: Beim Brainstorming kam spontan der Name „BayTM Knowledge Breaks“ auf und wurde nach einem ersten Entwurf für ein mögliches Logo anschließend als offizielle Bezeichnung in die B2B-Kommunikation integriert.
Wir überlegten uns, welche Themen wir gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen an unsere Partnerorganisationen herantragen möchten. Die Kolleginnen und Kollegen sowie externe Referentinnen und Referenten geben in den unterschiedlichen Sessions dabei ihr Know-How weiter. Anfangs legten wir uns auf einen Turnus von sechs Wochen fest, doch schnell sammelten wir so viele Themen, dass wir beschlossen, die Online-Seminare über das Jahr verteilt alle zwei Wochen anzubieten. Wir beginnen gleich morgens um 09:00 Uhr, sodass alle Teilnehmenden frisch in das Seminar starten und der Arbeitsfluss nicht mitten am Tag unterbrochen werden muss. Wichtig war uns hierbei auch, dass die Sessions kurzweilig sind, da die Konzentration nach einer Stunde häufig nachlässt oder nebenbei oft andere Aufgaben erledigt werden.
Nachdem wir den Rahmen nun abgesteckt hatten, blieb noch die Frage nach dem Wie? Wie und über welches Medium wollten wir unsere Inhalte überhaupt vermitteln? Auch wenn wir täglich Microsoft-Teams auf der Arbeit nutzen, so haben wir im vergangenen Jahr doch festgestellt, dass die meisten Meetings und Webinare über Zoom stattfanden. Da die Plattform also den meisten bekannt und ihre Funktionen bereits gelernt sind, entschieden wir uns für Zoom. Zu unserem offiziellen Zoom-Account, buchte ich also die Webinar-Funktion hinzu, sodass mehrere Zuschauende an unseren Knowledge Breaks teilnehmen konnten.
Vor unserer Auftaktveranstaltung der BayTM Knowledge Breaks wurden die Zoom-Funktionen in Ruhe getestet und während der Übungssitzung klappte alles einwandfrei. Dann gingen wir Live und plötzlich funktionierte keines der ausgewählten Videos mehr.
Aber wer kennt sie nicht? Die technischen Probleme während eines Online-Seminars – Irgendetwas geht immer schief oder läuft nicht so, wie eigentlich geplant. Auch wir mussten uns erstmal an die „neue“ digitale Arbeitswelt gewöhnen und lernen mit Tools, wie Teams, Zoom und Co. umzugehen. Mit jeder Veranstaltung haben wir also ein kleines bisschen dazugelernt und immer wieder neue Funktionen entdeckt, die sich für unsere Online-Veranstaltungen als vorteilhaft erwiesen. Dass es eine Übungssitzung gab, in der man im Vorhinein die Tools ohne Zuschauer testen kann, war uns auch neu. Genauso mussten wir erst herausfinden, wie man das Seminar bestmöglich aufzeichnet, um es den Interessenten im Nachhinein zur Verfügung zu stellen. Somit optimierten wir unsere Events nach und nach. Für unsere Kolleginnen und Kollegen sowie Referentinnen und Referenten gibt es aus diesem Grund unsere „How to Knowledge Break“-Anleitung. Die Anleitung dient dabei als Hilfestellung für technische Fragen und als Fahrplan für das Online-Seminar.
Die Vorbereitungen für uns als Organisatoren umfassen noch ein paar mehr Punkte:
- das Zoom-Webinar muss erstellt werden
- die entsprechende Veranstaltungsankündigung inklusive Anmeldung geht im BayTM Hub online
- die Präsentation wird überarbeitet
- die Kolleginnen und Kollegen werden gebrieft und
- wir bereiten uns auf An- und Abmoderation der Knowledge Breaks vor.
Wir als Team Partnermanagement stecken also den Rahmen für jeden Knowledge Break und sorgen für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach dem Seminar. Viele Dinge, die man beachten muss. Anfangs war das alles noch ungewohnt für uns, da das Format so neu war. Mittlerweile finden wir es schade, wenn wir eine Woche auf das nächste Seminar warten müssen. Die Organisation macht riesig Spaß und wir freuen uns sehr darüber, dass unsere Kolleginnen und Kollegen uns mit ihrer Expertise unterstützen.
Dass unsere Eventreihe so gut bei den Teilnehmenden ankommt und uns immer wieder Mails mit positivem Feedback zu den Knowledge Breaks erreichen, macht uns stolz. In einer Umfrage am Ende jeder Sitzung fragen wir zudem Themen-Wünsche für die weiteren Knowledge Breaks ab, um nach Möglichkeit auch die alltäglichen Herausforderungen und Anforderungen der Partner zu berücksichtigen.
Wir freuen uns über die Teilnahme an unseren BayTM Knowledge Breaks mit neuen spannenden Themen im nächsten Jahr!