Leitung Verwaltung, Fördermanagement & Controlling (m/w/d)

Was macht eine Leitung Verwaltung, Fördermanagement & Controlling (m/w/d) bei uns?

Verwaltung und Zentrale Dienste

• Du leitest die zentralen Verwaltungsbereiche der BayTM. Dazu zählen insbesondere Rechnungswesen, Vergabe, interne IT-Infrastruktur inklusive First-Level-Support, Fuhrpark, Facility und Office Management sowie weitere verwaltungsrelevante Querschnittsthemen.
• Du führst ein Team von aktuell vier Mitarbeitenden, entwickelst es weiter und sorgst für klare Zuständigkeiten, verlässliche Abläufe und eine hohe Qualität im Tagesgeschäft.
• Du arbeitest eng mit unserem externen Buchhaltungsdienstleister zusammen und verantwortest die vorbereitende Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschließlich Mahnwesen und Stammdatenpflege in unseren Systemen.
• Du steuerst externe Dienstleister und bist intern erste Ansprechperson für verwaltungsrelevante Themen und Vorgaben.

Fördermittelmanagement und Behördenkommunikation

• Du verantwortest unser Fördermittelmanagement und bearbeitest eigenständig Förder-, Änderungs- und Auszahlungsanträge sowie Verwendungsnachweise.
• Du stellst sicher, dass Berichtspflichten, Fristen und regulatorische Anforderungen jederzeit zuverlässig eingehalten werden.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Ministerien, insbesondere das StMELF, unserem Fördermittelgeber, sowie für weitere öffentliche Stellen.
• Du verantwortest das Berichtswesen gegenüber Fördermittelgebern und Gesellschaftern und sorgst für eine saubere, belastbare Dokumentation.

Controlling & Reporting

• Du arbeitest dich in unsere bestehenden Controlling-Strukturen und Budgettools ein und stellst deren zuverlässige Anwendung im laufenden Betrieb sicher.
• Du unterstützt die Bereichsleitungen bei der Budgetplanung und begleitest unterjährige Forecasts und Reportings.
• Du erstellst das interne Reporting und sorgst für belastbare Zahlen als Grundlage für die Geschäftsleitung.
• Du unterstützt bei der Wirtschaftsplanung für Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung und bist Ansprechperson für unseren Wirtschaftsprüfer im Rahmen des Jahresabschlusses.

Was erwarten wir von dir?

• Abgeschlossenes Studium mit kaufmännischem, betriebswirtschaftlichem oder verwaltungswissenschaftlichem Schwerpunkt – oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
• Du hast langjährige praktische Erfahrung in einem ähnlichen Aufgabenfeld, idealerweise in einem öffentlich finanzierten, gemeinnützigen oder anderweitig regulierten Umfeld.
• Du bringst Führungserfahrung mit und verstehst es, Menschen klar, verbindlich und pragmatisch zu führen.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, strukturiert und verantwortungsbewusst. Gerade bei formalen, sensiblen und fristgebundenen Themen bist du verlässlich und präzise.
• Du hast Freude an Verwaltungsarbeit und an der sauberen Gestaltung von Prozessen, Zuständigkeiten, Nachweisen und Dokumentationen.
• Du bewegst dich sicher in Rechnungswesen-Prozessen; Kenntnisse in DATEV oder vergleichbaren Tools sind von Vorteil.
• Du verfügst über ein gutes Zahlenverständnis und sehr gute Excel-Kenntnisse. Wichtiger als ein ausgeprägter Performance-Controlling-Fokus ist uns jedoch ein sicherer, gewissenhafter Umgang mit administrativen und förderrelevanten Themen.
• Du kommunizierst souverän und professionell – auch im Austausch mit Ministerien, Behörden, Wirtschaftsprüfern, Gesellschaftern und der Geschäftsleitung.
• Erfahrung im Fördermittelmanagement, im Zuwendungs- oder Haushaltsrecht ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Wichtig ist uns vor allem die Bereitschaft, sich in diese Themen sorgfältig einzuarbeiten – das nötige Fachwissen vermitteln wir im Team.

Was kannst du von uns erwarten?

In dieser spannenden Rolle erwarten dich viel Eigenverantwortung & Flexibilität:

• Du entscheidest, welche Arbeitszeit am besten zu dir und deinem Leben passt: Vollzeit oder Teilzeit mit mindestens 30 Stunden, aufgeteilt auf vier oder auf fünf Tage.
• Ein flexibles Arbeitsmodell, das Office-Tage sowie mobiles oder halbmobiles Arbeiten sinnvoll verbindet.
• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit hoher Relevanz für die Organisation.
• Kurze Wege und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
• Moderne Büroräume, die Flexibilität, Kollaboration und offene Kommunikation fördern.
• Persönliche Ausstattung mit Firmenlaptop und iPhone.
• 30 Tage Urlaub plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester sowie die Option auf zwei Wochen Workation im europäischen Ausland.
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit umfassendem Onboarding, offener Feedback-Kultur und regelmäßigen Mitarbeiter- und Entwicklungsgesprächen.
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Zugang zu Corporate Benefits sowie betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen.
• Die Stelle ist zunächst auf 24 Monate befristet. Unser Ziel ist bei guter gegenseitiger Passung eine langfristige Zusammenarbeit in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis – gerne auch schon vor Ablauf der Befristung.